مدیریت ایمیل را به outlook بسپار ! حتی آفلاین !

اموزشگاه کامپیوتر تمدن تو این مقاله قصد داره یکی از موضوعات پرکاربرد علم کامپیوتر که تو محیط کار بسیار از اون استفاده میشه رو بهش اشاره کنه.شما در این مقاله با Outlook آشنا میشید که اصلا چه نرم افزاریه و کاربردش چیه، مزایای این نرم افزار رو بررسی می کنیم و ویژگیهاش رو.

چنانچه قصد یادگیری این نرم افزار پرکاربرد در محیط اداری رو دارید میتونید با ثبت نام در دوره های آموزشی Icdl آموزشگاه کامپیوتر تمدن این نرم افزار رو آموزش ببینید.

با ما همراه باشید.

Outlook چیست و چه کاربردهایی دارد؟

مایکروسافت outlook نرم افزاری برای مدیریت ایمیل،دریافت و ارسال ایمیل ها،تقویم،دفترچه یادداشت،مدیریت مخاطبین و Taskmanajer ،مرورگروب، می باشد.

Outlook به فارسی یعنی چشم انداز و از این نرم افزار برای مدیریت اطلاعات شخصی هم می توان استفاده کرد. خوبی نرم افزار اوت لوک در این هست که در حالت offline هم می توان از این نرم افزار کاربردی استفاده کرد.

برای شروع کار با outlook باید با حساب ایمیل خود وارد شوید .در outlook می توانید آدرس ایمیل،شماره موبایل و یا هر اطلاعاتی که مربوط به مخاطبین شما هست رو ذخیره کنید. می توانید قرار ملاقاتهای خود را در آن وارد کنید و جهت یادآوری از آن استفاده کنید.

در outlook میتوانید امضای الکترونیکی برای نامه های خود ایجاد کنید که این امضای الکترونیکی با توجه به اینکه مربوط به چه حوزه کاری باشد و مخاطب شما چه کسی باشد می تواند متفاوت باشد.

حال به ویژگی های این نرم افزار پرکاربرد می پردازیم:

• یکی از ویژگیهای اوت لوک که می توانیم از آن استفاده کنیم این هست که سرازیری اسپم ها (هرزنامه ها) را به Inbox کاهش بدیم. شاید در اینجا براتون سوال پیش بیاد که اسپم چیست.

اسپم یعنی پیام الکترونیکی که بدون درخواست گیرنده و برای افراد زیادی فرستاده میشه که از متداول ترین این اسپم ها هرزنامه ها هستند،اسپم در گروههای خبری ودر پیام رسان ها و … هم وجود دارد. در واقع اسپم سوءاستفاده از ابزارهای الکترونیکی مثل:ایمیل،مسنجر،گروههای خبری ایمیلی،فکس، برای ارسال پیام به تعداد زیاد و به صورت ناخواسته می باشد.

از جمله راههای مقابله با اسپم ها هم می توان به استفاده از نرم افزارهای فیلترینگ اشاره کرد.

اگر روزانه اسپم های محدودی دریافت می کنید می توانید از گزینه Block sender استفاده کنید، با استفاده از این ویژگی می توانید اسپم های ناخوانده را به Block sender اضافه و از آنجا به فولدر سطل آشغال(junk email) انتقال دهید.

• ویژگی بعدی آن creat rule می باشد که برای طبقه بندی و انتقال و… از آن استفاده می شود. با استفاده از این گزینه می توانیم تعیین کنیم که کدامیک از ایمیل ها در پنجره های معینی مورد نمایش قرار بگیرند و یا اینکه کدامیک از ایمیل ها به فولدرهای دیگه انتقال داده شوند.
• اگر برنامه اوت لوکی در محل کار خود دارید و یک برنامه ایمیل هم در منزل خود دارید و یک smartphone هم همراه خود دارید وقتی پیامی را پاسخ بدهید باید این پاسخ در تمام دستگاههایی که این همگام سازی ایمیل در آن صورت گرفته دیده شود. در اصلاح به این همگام سازی(sync) شدن می گویند که در واقع باعث ایجاد هماهنگی بین چندین منبع مختلف می شود. اگر داده ها در منابعی که دارید دچار تغییر شوند می توانید با همگام سازی اونها این داده ها را در همه منابع به روز کنید.

از جمله مزایای دیگر اوت لوک می توان به این مورد اشاره کرد که:

• اوت لوک باعث صرفه جویی در وقت میشه.
• نوشتن و انتقال نامه ها به صورت offline.
• میتوانیم به ایمیلهامون با استفاده از تقویم و زمانبندی اون نظم بدیم.

برنامه اوت لوک به چند شکل است:

اوت لوک به دو شکل outlook express و مایکروسافت اوت لوک عرضه شده که outlook express همراه با ویندوز نصب می شود و مایکروسافت اوت لوک هم در مجموعه Microsoft office قرار دارد.

مایکروسافت نسخه Web outlook هم معرفی کرده و ویژگی جدید هم به این نرم افزار اضافه کرده.

کاربردهای outlook:

• تغییر تعداد خطوط نمایش داده شده در پیش نمایش پیام ها

به این صورت که در لیست پیام هاتون،اوت لوک یک پیش نمایش از هر پیام را به شما نشان می دهد که خط اول آن مربوط به فرستنده ایمیل و موضوع آن، خط دوم هم محتوای متن ایمیل را نمایش می دهد.

• اوت لوک این امکان را برای ما فراهم می کنه که تعداد خطوط نمایش داده شده از محتوای ایمیل را در لیست پیام ها تغییر بدیم.
• انتخاب پوشه ای که در هنگام شروع اوت لوک نمایش داده می شود. اگر از چند حساب ایمیل در نرم افزار اوت لوک استفاده می کنید، می توانید تعیین کنید که صندوق ورودی کدام ایمیل یا پوشه در ابتدای باز شدن اوت لوک به شما نمایش داده شود.
• ایجاد پوشه جستجو

اگر در اوت لوک به دنبال کلمه یا عبارت مشخصی می گردید می توانید پوشه ی جست و جوی مجازی ایجاد کنید و حتی چند قالب هم برای این پوشه جست و جو در اختیارمون قرار داده.

• پاکسازی یک پوشه

با استفاده از ویژگی clean up folder می توانید پیام های نامربوط یک بخش یا پوشه را حذف کنید.

• زمانبندی ایمیل برای ارسال در آینده

گاهی اوقات می خواهید یک ایمیل بنویسید که تو یک ساعت مشخصی در آینده اون ایمیل رو ارسال کنید، که با استفاده از ویژگی Delayed delivery future در نرم افزار اوت لوک این امکان برای ما فراهم شده.

• ویژگی Quick steps

با استفاده از این ویژگی اوت لوک که در منوی Home قرار دارد شما می توانید برخی از کارها را تنها با یک کلیک انجام دهیدو حتی می توانید در صورت نیاز Quick step ایجاد کنید.

• چند پنجره را در outlook باز کنید

چنانچه از اوت لوک برای برنامه ریزی و فرستادن ایمیل و مدیریت وظایف خودتان استفاده می کنید می توانید چند پنجره را بطور همزمان باز کنید و با نمایش این پنجره ها در کنار هم راحت تر کار خود را انجام دهید.

جمع بندی:

در نهایت اینکه اوت لوک نرم افزار بسیار پرکاربردی است که برای مدیریت ایمیل ها حتی به صورت آفلاین هم می توانید از آن استفاده کنید.می توانید contact داشته باشید و حتی گروه تشکیل داده و برای فرستادن ایمیل از این گروه ها استفاده کنید تا کار ارسال ایمیل هاتون راحت تر انجام بشه. می توانید حتی مدیریت ایمیل های خودتون رو هم انجام بدید و زمان و تاریخ ارسال ایمیل هاتون رو هم در اوت لوک ست کنید و از این نرم افزار کاربردی نهایت استفاده را ببرید.

اگر به آموزش اصولی ICDL علاقه مند هستید می توانید در دوره های حضوری و آنلاین آموزشگاه کامپیوتر تمدن شرکت نمائید و یا از طریق تهیه پکیج های آموزشی به کسب این مهارت اقدام نمائید.